Declaración General de Privacidad para Proveedores y Clientes
Septiembre 2021
Le remitimos o usted tiene acceso a esta Declaración de Privacidad porque Alcon Healthcare, S.A., ("Alcon"), con domicilio en World Trade Center Almeda Park, Plaza de la Pau s/n, edificio 6, planta 3, 08940, Cornellà de Llobregat, Barcelona, está tratando información sobre usted que constituye «datos personales» y Alcon considera que la protección de sus datos personales y su privacidad es un asunto de la máxima importancia.
Alcon es responsable del tratamiento de sus datos personales, ya que decide por qué y cómo se tratan, por lo que actúa en calidad de «Responsable del Tratamiento». En esta Declaración de Privacidad, «nosotros» se refiere a Alcon.
Le invitamos a leer detenidamente esta Declaración de Privacidad, que define en qué contexto estamos tratando sus datos personales, y explica sus derechos y nuestras obligaciones durante el proceso.
Si tiene alguna otra duda relativa al tratamiento de sus datos personales, le invitamos a ponerse en contacto con el Data protection officer (DPO) en [email protected].
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¿Qué información tenemos sobre usted?
Esta información puede ser proporcionada directamente por usted, por nuestro proveedor o proveedor de servicios o por nuestro cliente (es decir, la entidad legal para la que trabaja).
Podemos recopilar distintos tipos de datos personales sobre usted, incluyendo:
- información general e identificativa sobre usted (p. ej. nombre, nombre de pila, apellidos, sexo, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, número de pasaporte o DNI, dirección de correo electrónico y postal, número de teléfono fijo y móvil y matrícula del coche);
- su función (p. ej. cargo, puesto y nombre de la empresa);
- para personas físicas que actúen como clientes, proveedores o proveedores de servicios, información financiera (p. ej. datos bancarios); y
- sus datos identificativos electrónicos cuando sea necesario (p. ej. nombre de usuario, derecho de acceso, contraseñas, número de acreditación, dirección IP, identificadores en línea/cookies, registros, tiempos de conexión y acceso, grabación de imágenes o sonido como imágenes en acreditaciones, CCTV o grabaciones de voz).
Si tiene la intención de proporcionarnos datos personales de otras personas (como sus colegas o empleados), debe facilitar una copia de esta Declaración de Privacidad a las personas pertinentes, directamente o a través de su superior.
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¿Con qué fines utilizamos sus datos personales y por qué está justificado?
2.1 Fundamento legal del tratamiento
No trataremos sus datos personales si no tenemos una justificación apropiada contemplada en la legislación a tales efectos. Por lo tanto, solo trataremos sus datos personales si:
- hemos obtenido su consentimiento previamente;
- el tratamiento es necesario para cumplir con las obligaciones contractuales que hemos adquirido con usted o para adoptar medidas precontractuales si así lo solicita;
- el tratamiento es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales o reglamentarias; o
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el tratamiento es necesario para nuestros intereses legítimos y no afecta de forma indebida a sus intereses o derechos y libertades fundamentales.
Tenga en cuenta que, al tratar sus datos personales basándonos en este último supuesto, siempre intentamos mantener un equilibrio entre nuestros intereses legítimos y su privacidad. Ejemplos de estos «intereses legítimos» son las actividades de tratamiento de datos realizadas:
- para beneficiarnos de servicios rentables (p. ej. podemos optar por utilizar ciertas plataformas ofrecidas por proveedores para tratar datos);
- para ofrecer nuestros productos y servicios a nuestros clientes;
- para evitar fraudes o actividades delictivas, usos indebidos de nuestros productos o servicios, así como la seguridad de nuestras redes, arquitectura y sistemas de TI;
- para vender cualquier parte de nuestro negocio o sus activos o para permitir la adquisición de la totalidad o una parte de nuestro negocio o activos por un tercero; y
- para cumplir nuestros objetivos de responsabilidad corporativa y social.
2.2 . Objetivos del tratamiento
Siempre tratamos sus datos personales con un objetivo específico y solo tratamos datos personales que sean pertinentes para cumplir ese objetivo. En concreto, tratamos sus datos personales para los objetivos siguientes:
- gestionar a nuestros proveedores y proveedores de servicios en toda la cadena de suministro, así como a nuestros clientes;
- organizar ofertas de licitación, implementar tareas en preparación de contratos o para cumplir con contratos existentes;
- supervisar actividades en nuestras instalaciones, incluyendo el cumplimiento de las políticas aplicables así como normas de higiene y seguridad implementadas;
- ofrecerle acceso a nuestros módulos de formación que le permitan prestarnos ciertos servicios;
- gestionar nuestros recursos de TI, incluyendo la gestión de infraestructuras y la continuidad del negocio;
- preservar los intereses económicos de la empresa y garantizar el cumplimiento y la generación de informes (como el cumplimiento de nuestras políticas y los requisitos legales locales, la fiscalidad y las deducciones, la gestión de supuestos casos de mala conducta o fraude, la realización de auditorías y la defensa en litigios);
- gestionar fusiones y adquisiciones que afecten a nuestra empresa;
- archivado y conservación de registros;
- cobro y facturación; y
- cualquier otra finalidad que impongan la ley y las autoridades.
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¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se transfieren?
Nos comprometemos a no vender, difundir ni transmitir de ningún otro modo sus datos personales a terceros, excepto en los casos indicados en la presente Declaración de Privacidad.
Durante el transcurso de nuestras actividades y para los mismos propósitos que los descritos en esta Declaración de Privacidad, sus datos personales pueden ser consultados por las siguientes categorías de destinatarios o transmitidos a ellas, en caso de que tengan que conocerlos, para cumplir estos objetivos:
- nuestro personal (incluyendo personal, departamentos u otras empresas del grupo Alcon);
- nuestros agentes o intermediarios independientes (si los hubiere);
- nuestros proveedores y proveedores de servicios que nos proporcionan servicios y productos;
- nuestros proveedores de sistemas informáticos, proveedores de servicios en la nube, proveedores de bases de datos y consultores;
- cualquier tercero al que cedamos o novemos cualquiera de nuestros derechos y obligaciones; y
- nuestros asesores y abogados externos en el contexto de la venta o transferencia de cualquier parte de nuestro negocio o sus activos.
Los terceros anteriormente indicados están obligados por contrato a proteger la confidencialidad y la seguridad de sus datos personales, en cumplimiento de la legislación aplicable.
Sus datos personales también pueden ser consultados por organismos reguladores, policiales, públicos o tribunales nacionales e internacionales, o transferidos a ellos, bien cuando tengamos la obligación de hacerlo en cumplimiento de la legislación o normativa aplicable o cuando lo soliciten.
Los datos personales que recopilemos de usted también pueden ser objeto de tratamiento, acceso o almacenamiento en un país distinto de aquel en que se encuentra Alcon, que quizá no ofrezca el mismo nivel de protección de los datos personales.
Si transferimos sus datos personales a empresas externas en otras jurisdicciones, garantizaremos la protección de sus datos personales (i) aplicando el nivel de protección requerido conforme a la legislación local en materia de protección de datos/privacidad aplicable a Alcon, (ii) actuando de conformidad con nuestras normas y políticas, y (iii) para Alcon ubicada en el Espacio Económico Europeo (es decir, los estados miembros de la UE más Islandia, Liechtenstein y Noruega, el «EEE»), a menos que se disponga lo contrario, transfiriendo exclusivamente sus datos personales conforme a cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión Europea. Puede solicitar información adicional en relación con transferencias internacionales de datos personales y obtener una copia de las medidas de protección pertinentes implementadas ejerciendo sus derechos como se detalla a continuación en el apartado 6.
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¿Cómo protegemos sus datos personales?
Hemos implementado medidas técnicas y organizativas apropiadas para proporcionar un nivel de seguridad y confidencialidad a sus datos personales.
Estas medidas tienen en cuenta:
- los avances más recientes de la tecnología;
- los costes de su implementación;
- la naturaleza de los datos; y
- el riesgo del tratamiento.
Su propósito consiste en protegerlos frente a la destrucción o alteración accidental o indebida, la pérdida accidental, la divulgación o acceso no autorizados y cualquier otra forma indebida de tratamiento.
Además, al tratar sus datos personales:
- solo recopilamos y tratamos datos personales que sean adecuados, relevantes y no excesivos, según se requiera para cumplir los propósitos anteriores; y
- garantizamos que sus datos personales estén actualizados y sean exactos.
Para este último propósito, podríamos pedirle que confirme los datos personales que tenemos sobre usted. También le animamos a informarnos espontáneamente si se produce un cambio en sus circunstancias personales para que podamos garantizar que sus datos están actualizados.
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¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?
Solo conservaremos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con el propósito para el que se han recopilado o para cumplir con requisitos reglamentarios o legales.
El periodo de retención es el periodo de vigencia de su contrato de suministro o servicio (o el de su empresa) o del contrato que corresponda con usted como cliente, más el periodo de tiempo transcurrido hasta que las demandas legales conforme a este contrato hayan prescrito, a menos que existan calendarios legales o reglamentarios que tengan precedencia y que requieran un periodo de retención mayor o menor. En los casos de supervisión de actividades en nuestras instalaciones, específicamente en la videovigilancia y control de acceso, los datos se conservarán durante 30 días, con la excepción que sea preciso conservados más tiempo debido a alguna acción legal.
Cuando finalice este periodo, sus datos personales se eliminarán de nuestros sistemas activos.
Los datos personales recopilados o tratados en el contexto de una cuestión litigiosa se eliminan o archivan (i) en cuanto se ha alcanzado un acuerdo amistoso, (ii) una vez se ha fallado en la instancia superior posible o (iii) cuando la demanda ha prescrito.
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¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
Puede ejercer los derechos siguientes en las condiciones y los límites estipulados por ley:
- el derecho de acceso a sus datos personales tal como los tratamos y, si cree que alguna información relativa a usted es incorrecta, obsoleta o incompleta, a solicitar su corrección o actualización;
- el derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales o su restricción a categorías específicas de tratamiento;
- el derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la validez del tratamiento antes de la retirada;
- el derecho a presentar objeciones, en su totalidad o en parte, al tratamiento de sus datos personales; y
- el derecho a solicitar su portabilidad, es decir, que los datos personales que nos haya proporcionado se le devuelvan o se transmitan a la persona que elija, en un formato estructurado, utilizado habitualmente y legible por máquina, sin ningún impedimento por nuestra parte y con arreglo a sus obligaciones de confidencialidad.
Si tiene una pregunta o desea ejercer los derechos anteriores, puede enviar un correo electrónico al DPO [email protected] o una carta a la dirección que consta al principio de la cláusula junto con una imagen escaneada de su documento nacional de identidad o documento oficial que le identifique.
Si no le satisface el modo en que tratamos sus datos personales, diríjase a nuestro responsable de protección de datos [email protected] que analizará su reclamación.
En cualquier caso, también tiene derecho a presentar una reclamación a las autoridades de protección de datos competentes, además de sus derechos anteriores.
- ¿Cómo se le informará de los cambios en nuestra Declaración de Privacidad?
Cualquier futuro cambio o adición al tratamiento de sus datos personales como se describe en esta Declaración de Privacidad se le comunicará de antemano a través de una notificación individual mediante nuestros canales de comunicación habituales (p. ej. por correo electrónico o a través de nuestras páginas web).